Sicherer und rechtskonformer Versand von Gehaltsdokumenten per E-Mail
Jede Gehaltsabrechnung wird mit regipay automatisch als Kommunikationstransaktion registriert und ist somit für den Versender jederzeit nachvollziehbar. Vertraulichkeit wird durch Verschlüsselung automatisch hergestellt. Nur der Versender und der rechtmäßige Empfänger einer regipay-Nachricht können diese öffnen. Zur Sicherstellung der Integrität des Gehaltsdokuments wird der digitale Fingerabdruck desselben dem regify-Clearing-Service übergeben, zusammen mit dem Schlüssel.
Eine E-Mail mit dem verschlüsselten Gehaltsdokument als Anhang wird automatisch vom Versender an den Arbeitnehmer geschickt. Verwendet werden die bestehenden privaten E-Mail-Adressen. Der Arbeitnehmer öffnet den Anhang mit einem Doppelklick (wie bei einem PDF Dokument). Im Hintergrund sorgt die regify Software automatisch für die Authentisierung des Arbeitnehmers bei seinem regify-Provider, für die Anforderung des Schlüssels und dessen Entgegennahme, die unmittelbar zum Öffnen des Anhangs führt. Mit dem erhaltenen Schlüssel wird der Anhang entschlüsselt und der Arbeitnehmer erhält Zugriff auf die entschlüsselten Inhalte der Nachricht (Gehaltsabrechnung).
In einer eigenen Benutzeroberfläche kann der Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung öffnen, speichern oder ausdrucken. Das regipay-Verfahren stellt sicher, dass die regify-Nachricht nur geöffnet werden kann, wenn der Absender ausreichend authentifiziert ist und verhindert dadurch die Zustellung von Nachrichten nicht-authentifizierter Nutzer. Das Öffnen des Anhangs (Lohn- und Gehaltsabrechnung) wird dem Arbeitgeber bestätigt. Er erhält eine Empfangsbestätigung.